Ein Veranstaltungskonzept ist ein schriftliches Dokument, das alle wichtigen Informationen und Details über ein Event enthält. Es ist das Grundgerüst, auf dem alle weiteren Planungs- und Durchführungsaktivitäten basieren. Ein gutes Konzept beinhaltet unserer Meinung nach fünf wichtige Elemente. Du lernst diese im heutigen Blogbeitrag kennen. Und ja, bei unserem ersten Event waren wir auch noch nicht ganz so organisiert wie heute.
Die 5 wichtigsten Punkte
Zielsetzung
Zielgruppenanalyse
Programmgestaltung
Budgetplanung
Risikoanalyse
1. Zielsetzung Die Zielsetzung ist das Fundament eines erfolgreichen Veranstaltungskonzepts. Es ist wichtig, Deine Ziele des Events klar zu definieren, damit Du weisst, was Du erreichen möchtest. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert sein.
2. Zielgruppenanalyse Die Zielgruppenanalyse hilft dabei, die Bedürfnisse und Erwartungen der Gäste zu verstehen. Es ist wichtig, die Zielgruppe so genau wie möglich zu definieren, damit man das Event entsprechend gestalten kann. Dabei sollten Faktoren wie Alter, Geschlecht, Interessen und Hintergrund berücksichtigt werden.
3. Programmgestaltung Das Eventprogramm ist ein zentraler Bestandteil des Veranstaltungskonzepts. Es sollte den Bedürfnissen und Interessen Deiner Zielgruppe entsprechen und gleichzeitig die Ziele des Events unterstützen. Hier sollten Faktoren wie Ablauf, Dauer, Unterhaltung, Networking und Referenten etc. berücksichtigt werden.
4. Budgetplanung Auch die Budgetplanung ist zentral. Meistens kommt man mit diesen Element bereits in Berührung, bevor man überhaupt zu planen beginnt. Es ist wichtig, ein realistisches Budget zu erstellen, das alle Ausgaben und Einnahmen berücksichtigt. Orientiere Dich dabei an Deinen Zielen und besprich das Budget im Team, um allfällige fehlende Budgetposten zu identifizieren. Dabei sollen Faktoren wie Location, Catering, Technik, Personal, Marketing und Ticketverkauf berücksichtigt werden.
5. Risikoanalyse Die Risikoanalyse hilft, potenzielle Risiken und Herausforderungen im Vorfeld zu identifizieren und entsprechende Massnahmen zu treffen. Wir denken an Themen wie Sicherheit, Wetter, Verkehr, Technik und Gäste.
Ein gutes Veranstaltungskonzept sollte diese fünf Elemente berücksichtigen und detailliert ausgearbeitet werden. Nur so kannst Du sicher sein, dass Dein Event ein Erfolg wird.
Tauchen wir in doch einmal in den ersten der 5 Punkte ein, die Zielsetzung: Was genau sollte dieses Element beinhalten? Wir konzentrieren uns auf folgende 3 Punkte:
1. Markenbekanntheit steigern
Eine häufiges Ziel von Unternehmen ist die Steigerung der Markenbekanntheit. Hierbei geht es darum, das Bewusstsein für eine Marke oder ein Produkt zu erhöhen und so potenzielle Kunden zu erreichen. Konkret: Eine mögliche Strategie kann sein, ein Event zu organisieren, bei dem die Marke oder das Produkt im Fokus steht und die Gäste auf kreative Weise involviert werden.
2. Kundenbindung erhöhen
Eine weitere mögliche Zielsetzung ist, die Kundenbindung zu erhöhen. Hierbei geht es darum, bestehende Kunden zu binden und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie geschätzt werden. Ein mögliches Event dafür kann eine exklusive Kundengala oder ein Kundentag sein, bei dem Kunden persönlich angesprochen werden und sie die Möglichkeit haben, das Unternehmen besser kennenzulernen.
3. Netzwerk aufbauen
Für Unternehmen oder Einzelpersonen kann ein Event auch die Basis bilden, ein Netzwerk aufzubauen und Kontakte zu knüpfen. Hierbei geht es darum, potenzielle Geschäftspartner oder Kunden zu treffen und sich auf einer persönlicheren Ebene kennenzulernen. Ein mögliches Event dafür kann eine Networking-Veranstaltung sein, bei der Gäste sich gegenseitig vorstellen und miteinander ins Gespräch kommen.
Natürlich gibt es noch viele weitere Ziele, die man mit einem Event verfolgen kann. Die Zielsetzung sollte immer spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitlich definiert sein.
Was sind Deine Erfahrungen mit dem Veranstaltungskonzept? Können wir Dich bei Deinen Vorhaben unterstützen? Hilfe von uns bekommst Du hier. Wir freuen uns von Dir zu lesen!