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Veranstaltungskonzept: Die 3 häufigsten Fehler

Aktualisiert: 12. Nov. 2023

Wir von denkwiese wissen aus Erfahrung, dass ein gutes Veranstaltungskonzept der Schlüssel zum Erfolg einer Veranstaltung ist. Ja, zu Beginn unseres Bestehens haben wir solche Fehler auch gemacht.


Deshalb möchten wir Dir in diesem Blogartikel aufzeigen, welche drei Fehler unbedingt vermieden werden sollten.


  1. Unklare Zielsetzung

  2. Vernachlässigung des Budgets

  3. Fehlende Planung von Risiken







Unklare Zielsetzung

Eine unklare Zielsetzung kann dazu führen, dass das Veranstaltungskonzept nicht auf die Bedürfnisse und Ziele Deiner Kunden abgestimmt ist. Klare Ziele sind jedoch entscheidend, um die Zielgruppe der Veranstaltung zu definieren und geeignete Massnahmen zu deren Erreichung zu entwickeln. Dies kann auch dazu beitragen, das Budget effektiver zu nutzen und den Erfolg der Veranstaltung messen zu können.


Vernachlässigung des Budgets

Ein häufiger Fehler ist es, das Budget nicht ausreichend zu berücksichtigen oder falsch einzuschätzen. Diesen Fehler machten wir zu Beginn bei denkwiese auch. Als Organisator ist es äusserst wichtig, eine realistische Kostenaufstellung zu erstellen, die alle Faktoren berücksichtigt. Ein paar Beispiele: Miete von Veranstaltungsräumlichkeiten, Technik, Personal, Catering, Marketing oder Ticketsale-Kosten.

Eine genaue Kostenaufstellung kann dazu beitragen, dass Du nicht mit unerwarteten Positionen konfrontiert wirst und das Event innerhalb des Budgets bleibt. Es kann auch hilfreich sein, ein Pufferbudget einzuplanen, um unerwartete Kosten abzufangen. Der Puffer kann unterschiedlich ausfallen. Wenn Du pro Budgetposten mit einem Puffer von ca. 10% rechnest, hast Du eine gute Basis als Sicherheit.




Fehlende Planung von Risiken

Ein weiterer häufiger Fehler ist die fehlende Planung von Risiken. Versuche als Event-Verantwortlicher, potenzielle Risiken zu identifizieren und Strategien zu entwickeln, um diese Risiken zu minimieren oder zu vermeiden.


Beispiele für Risiken sind: Schlechtes Wetter, technische Probleme, Ausfall von Dienstleistern, unerwartet tiefe Gästezahlen oder das Nichterscheinen eines Referenten wegen Krankheit. Es ist wichtig, einen Notfallplan zu haben um sicherzustellen, dass im Falle von unvorhergesehenen Ereignissen schnell gehandelt werden kann.


Beispiel: Wir wurden an einer vergangenen denkwiese Nacht vor die Herausforderung gestellt, dass einer unserer Headliner nicht auftreten konnte. Diese Information bekamen wir 2 Tage vor dem Event. Nur mit dem intensiven Dialog von allen Beteiligten und dem Denken in Lösungen (und nicht in Problemen) fanden wir eine ausgezeichnete Lösung für unsere Kunden.


Die Planung von Risiken kann dazu beitragen, damit das Event reibungslos abläuft und der Kunde mit dem Ergebnis mehr als zufrieden wird. Ausserdem gibt ein solcher Risikoplan die nötige Sicherheit, als Veranstalter jederzeit schnell reagieren zu können.


 

Wie waren Deine Erfahrungen mit diesem Thema? Können wir Dir bei der Behebung von Risiken unterstützen? Hilfe von uns bekommst Du hier. Wir freuen uns von Dir zu lesen!



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